La Importancia de la Linealidad

Si un vendedor de helados supiera la cantidad exacta de helados que vende en un día, lograría el máximo de las ventas de ese periodo con una merma igual a cero y con el menor desgaste.

Aunque parezca algo lógico, mientras más acertado sea el número de nuestras proyecciones de ventas nuestra gestión con esta información será mucho más pertinente y valiosa. Pero no es tan fácil de conseguir, tenemos múltiples factores que considerar. Ahora un punto de mejora en la Linealidad puede producir grandes cambios en nuestra gestión.

La Importancia de la Linealidad radica en que si logramos un buen índice nuestras proyecciones serán mucho más fidedignas y confiables en el tiempo. La Toma de Decisiones es más efectiva.

Para empezar, definamos lo que es la Linealidad, es un concepto que expresa la diferencia entre lo planificado y lo realmente realizado. Pero además hay que agregar otra variable, la periodicidad. Entonces podemos decir que una buena linealidad es cuando el resultado obtenido se acerca a lo planificado, pero además esto se produce en forma periódica (en el tiempo).

Esta Información la podemos medir en forma grupal o individual, ambos datos son útiles, pero por supuesto mientras más atomizado mejor. Por ejemplo: si tenemos la linealidad de un vendedor X podemos detectar su grado de exactitud en la planificación de sus ventas y podemos tomar acciones para mejorar su trabajo. Como el poder entregarle nuevas habilidades y herramientas y/o asignarle un porcentaje de error a los datos que él entrega. Ambas acciones ayudarán a su gerente a entregar datos más fidedignos a su superior.

La Linealidad se mide en grados porcentuales. Es decir, mientras más cerca del 100% mejor es la linealidad. Si tenemos una linealidad del 80% significa que hubo una diferencia de un 20% entre lo proyectado y lo planificado. La buena noticia es que las mejores prácticas ayudan a disminuir esta diferencia de lo real versus lo planificado, mejorando este índice. El valor de Linealidad puede ser menor o mayor al 100%. Si tenemos un vendedor con una linealidad del 115% significa que tiende a planificar un 15% más de lo que realmente consigue.

¿Se puede mejorar la Linealidad? Si. Se puede mejorar a través de factores que influyen directamente en este índice.

¿Qué factores influyen? Los factores que afectan la linealidad de la proyección de ventas son:

·     Los Vendedores,

·     El Líder del equipo,

·     Los Procesos asociados

·     Las Herramientas utilizadas para esta acción; como es el sistema de planificación (Forescast System) y el CRM (Customer Relationship Management).

Siendo el factor más importante; Las Personas.

Existe un factor extra que afecta directamente a la linealidad, que más que un factor es un valor: La Confianza. Esta nos facilitará la tarea de poder llegar a un nivel de trabajo en equipo y entre personas que facilitará la acción de planificar las ventas.

La buena noticia es que se puede mejorar la linealidad, a través de los factores que la determinan. Si contamos con gente bien entrenada en las herramientas de planificación, si tenemos herramientas de apoyo como un CRM, si el Gerente de Ventas apoya constantemente a sus colaboradores o si el equipo conoce bien los productos o servicios, todos los anteriores afectan nuestra linealidad.

Ahora, ¿Porqué queremos tener una buena linealidad? Como lo dijimos anteriormente una buena linealidad nos ayuda a una buena toma de decisiones. Dos ejemplos reales que me ha tocado ver como han cambiado mejorando su linealidad.

Compañía de Hardware que vende sus productos a través de partners. Esta empresa tenía una linealidad muy deficiente. Ellos pedían a sus partners una proyección de ventas trimestral, una vez recibidas las estimaciones de sus asociados, ellos le aplicaban un margen de error en la proyección y procedían a realizar la importación del hardware. A pesar de los ajustes aplicados a las proyecciones solo se vendía entre el 50% y 60% de lo presupuestado. Teniendo que recurrir a ofertas agresivas para deshacerse del resto del stock (debido a su obsolescencia), con un muy bajo margen y a veces negativo. Perjudicando la rentabilidad de la operación trimestral.

Solución: Se instruyó y motivó a los equipos de ventas indirectos (vendedores del partner) en como se debería hacer la proyección de venta, se cambió el proceso, aumentando las instancias de diálogo para poder entender mejor lo planificado, lo que indirectamente mejoró los niveles de confianza de los asociados. Estas fueron algunas de las accione s que se tomaron que en un periodo de 6 meses se logró pasar de una linealidad de 50% a 60% a un 66% el próximo trimestre y el siguiente se consiguió un 82%.

Empresa Pyme que quería hacer una inversión. Este es un caso que debe ser bastante común en las pymes. Esta empresa quería comprar una nueva maquinaria para su línea de producción y no quería recurrir al sistema financiero, quería auto financiarla.

Solución: Solo se hicieron dos cambios, contar con una herramienta de planificación de ventas con el debido entrenamiento del equipo y se capacitó a los vendedores en conocer mejor los productos y sus beneficios, logrando una venta más consultiva. La linealidad subió de un 70% a un 92%. Lo anterior permitió al dueño poder contar con un número más certero para poder conocer su capacidad de endeudamiento en la nueva maquinaría, sin que le afectará sus operaciones.

En conclusión, podemos decir que la Linealidad es un indicador importante a considerar cuando queremos ver el estado y calidad de nuestra proyección de ventas.

Algunos puntos interesantes sobre la Linealidad

·     La importancia de la linealidad, está en que mientras más cercano al 100%, más fidedigna es la información para la toma de decisiones.

·     La Variable principal del proceso de Proyección de Ventas es la calidad y oportunidad de la información.

·     El punto anterior depende directamente de personas. Personas bien preparadas entregan mejor información.

·     La información entregada depende del ambiente organizacional. Directamente proporcional del factor confianza.

·     Los líderes tienen una alta responsabilidad en el punto anterior, además de guiar a su gente.